gebruik van uw algemene voorwaarden

Voor wat betreft de toepasselijkheid van algemene voorwaarden geldt in Nederland, dat de wet voorschrijft dat deze algemene voorwaarden bij of tijdens het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand moeten worden gesteld. Dat wil zeggen dat de algemene voorwaarden ook daadwerkelijk aan uw zakenpartner moeten worden afgegeven op het moment waarop u de koopovereenkomst sluit. Het is aan u om te bewijzen dat deze voorwaarden ook echt zijn ontvangen door de wederpartij.

U kunt dat doen door toezending van een orderbevestiging, in elk geval vóór de levering en daarin onderaan de tekst te plaatsen:

  • Op al onze aanbiedingen, gesloten en te sluiten overeenkomsten, alsmede op alle overige rechtsbetrekkingen zijn van toepassing onze algemene verkoopvoorwaarden, versie ... september 2015, zoals afgedrukt op de keerzijde"(of zoals bijgevoegd).

U kunt de verwijzing ook opnemen in een contract en dat door uw zakenpartner laten ondertekenen. Indien u de voorwaarden vervolgens afdrukt op de achterzijde of meestuurt zijn ze in beginsel van toepassing en kunnen ze in elk geval niet om die reden worden vernietigd.

Voorgedrukte algemene voorwaarden op de overeenkomst met de clausule dat deze zijn ontvangen en aanvaard zijn niet te beschouwen als ter hand gesteld en aanvaard. Ook niet voorwaarden die zonder vergrootglas onleesbaar zijn.

Indien u algemene voorwaarden op een website zet moeten deze zodanig ter beschikking gesteld worden dat deze kunnen worden gedownload, opgeslagen en toegankelijk zijn voor latere kennisneming. Onvoldoende is om op uw website slechts met een algemene link naar algemene voorwaarden te verwijzen. Het beste kunt u uw klanten, alvorens ze een bestelling via internet kunnen afronden, laten scrollen door de voorwaarden en hen te dwingen deze voor gelezen en akkoord aan te vinken.

Als de overeenkomst volledig per e-mail tot stand komt mogen de algemene voorwaarden ook per e-mail worden toegestuurd. Bij een overeenkomst die niet (uitsluitend) via e-mail of internet wordt gesloten (bijvoorbeeld omdat de opdracht in een telefoongesprek is verstrekt of aanvaard) mag dat alleen als uw wederpartij met zoveel woorden toestemming geeft voor toezending per e-mail. U moet bij verschil van mening die toestemming bewijzen. Een e-mail waaruit deze toestemming blijkt, is daarvoor in de regel voldoende. 

Bij handel via internet is het voldoende als de wederpartij op de website kenbaar maakt akkoord te gaan met de algemene voorwaarden. Deze moeten dan wel op dezelfde website makkelijk zijn te vinden, het liefste met een muisklik. Dit geldt voor alle gehanteerde versies van de algemene voorwaarden. Verder moeten de voorwaarden kunnen worden gedownload en door de wederpartij kunnen worden opgeslagen op zijn eigen computer. 

Overigens vereist de wet, als de overeenkomst niet (volledig) per e-mail of via internet tot stand komt, nog steeds dat er voor toezending van algemene voorwaarden per e-mail eerst de uitdrukkelijke toestemming van de wederpartij vereist is. Het vreemde is dat voor dienstverrichters geen uitzondering is gemaakt. 

De veiligste weg is dus, ook voor dienstverrichters, om algemene voorwaarden per post en niet (alleen) per e-mail te verzenden als de overeenkomst niet volledig per e-mail of via internet tot stand komt. 

Het eenvoudigweg stellen dat de van toepassing zijnde algemene (branche)voorwaarden via bijvoorbeeld Google gevonden kunnen worden, “kan niet gelijk worden gesteld aan het ter hand stellen daarvan en kan leiden tot vernietiging van de algemene voorwaarden”, aldus de Hoge Raad in zijn uitspraak van 11 februari 2011, 09/03748.

Ook het feit dat een hyperlink pas in een bevestigingse-mail wordt aangeboden zal naar alle waarschijnlijkheid kunnen leiden tot vernietigbaarheid van de algemene voorwaarden.  Zoals gezegd moeten de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van een overeenkomst ter hand worden gesteld. Een bevestigingse-mail bevestigt slechts de al gesloten overeenkomst. Indien dus pas in de bevestigingse-mail de algemene voorwaarden ter hand worden gesteld, gebeurt dat te laat.

Op grond van de Europese Dienstenrichtlijn gelden voor het verlenen van diensten aparte regels. Hier is publicatie van de algemene voorwaarden op de eigen website voldoende mits de rechtstreekse vindplaats aan de wederpartij is medegedeeld en deze daardoor makkelijk zijn te vinden en te lezen. 

Indien u zaken doet met een buitenlandse onderneming doet u er verstandig aan om de voorwaarden te laten vertalen in de taal waarin u zaken doet, of in elk geval in het Engels.

Zet in uw algemene voorwaarden bepalingen over korte termijnen waarbinnen uw zakenpartner verplicht is te reclameren, beperking van uw aansprakelijkheid, verschuldigde rente van bijvoorbeeld 1 % per maand en incassokosten ad 15 % bij niet (tijdige) betaling en een eigendomsvoorbehoud. Neem er verder in op dat u voor de toepassing van Nederlands recht kiest en de Nederlandse rechtbank in uw vestigingsplaats bevoegd is van een eventueel geschil kennis te nemen.

Dan maakt u het zich een stuk gemakkelijker om uw vordering geïnd te krijgen of een claim uit de weg te gaan, mochten er onverhoopt problemen ontstaan.